El software y su importancia en la transformación digital

Equipo Canales TI

La pandemia vino a trastocar nuestras ideas sobre el funcionamiento de las organizaciones, sean del tipo que sean. La transformación digital nos está llevando hacia una realidad muy distinta a la que existía hace cerca de 18 meses.

Sin embargo, previo a ello y durante este periodo, el software administrativo juega un papel callado pero fundamental en esta incorporación a la nueva modernidad: acompañarnos y acostumbrarnos al mundo digital.

El término transformación, en este contexto, se refiere a un cambio significativo en los procesos claves o negocios que se llevan a cabo diariamente en la empresa, lo cual abarca desde la forma de concebir o gestionar los tipos de productos y servicios que ofrece hasta la forma en que se realiza la entrega.

En este escenario, es vital tomar en cuenta que el simple hecho de incorporar tecnología a la empresa no produce transformación digital. Sólo se puede lograr llegar a esta meta si la organización cambia todo en sí para aprovechar el potencial de estas tecnologías.

Actualmente es cada vez mayor la cantidad de organizaciones empresariales que confían en sistemas de información para llevar a cabo el manejo de sus operaciones, interactuar con proveedores y clientes y competir en el mercado en el que se desenvuelven.

En el contexto de una empresa, los sistemas de información cumplen los objetivos de cualquier otro sistema en general, tales como: el procesamiento de entradas, el almacenamiento de datos relacionados con la entidad y la producción de reportes y otro tipo de instrumentos de resumen de datos.

Sin embargo, en la era de la transformación digital, el uso de sistemas de información, y en particular, los vinculados con la administración y la contabilidad fiscal, cumplen un papel fundamental para garantizar la integración tecnológica de todos los procesos administrativos de la empresa, y así lograr acceso al conocimiento preciso para tomar decisiones rápidas y acertadas.

En una recopilación minuciosa de estudios realizados por Capgemini Consulting y el Centro del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT, Massachusetts Institute of Technology), se plantea que las experiencias analizadas en más de 50 empresas y 157 ejecutivos demuestran que, para alcanzar la transformación digital, las organizaciones tienen que rediseñar la mayoría de sus modelos subyacentes de negocio, así como todos los procesos operativos que involucren productos y servicios resultantes.

También se deja claro que ahora es el momento para la transformación digital y que, mientras más esperen las empresas, más difícil será llevar a cabo este proceso. Sin embargo, los expertos afirman que los adelantos que se verán en la próxima década, la forma de transformar las empresas por un sinnúmero de innovaciones tecnológicas, harán que todo lo pasado en la actualidad sea visto como el inicio del cambio en la era de la transformación digital.

Empresa digital

La globalización económica plantea retos, difícilmente alcanzables por la empresa tradicional, si ésta no apuesta por una transformación completa hacia lo digital. Esta transformación pasa por una reestructuración organizativa, de procesos, sistemas e incentivos, y debe contar con la participación e implicación de toda la organización y sus departamentos.

Tal cambio también tiene que darse a nivel estratégico, lo cual implica pensar en el modelo de negocio desde una perspectiva tecnológica. El uso de la tecnología debe redefinir la concepción interna de la empresa, y cómo afecta el modo en que se generan ingresos, se relacionan con los clientes y proveedores.Según diversos autores, la transformación digital es la reinvención de una organización a través de la utilización de la tecnología digital para mejorar la forma en que la organización se desempeña y sirve a quienes la constituyen.

Hablar de transformación digital implica promover conceptos como Big Data, Inteligencia Artificial, Machine Learning y, en el caso de la transformación de la Pequeña y Mediana Empresa (Pyme) deben contemplarse sistemas basados en aplicaciones en la nube y brindar herramientas que permitan agilizar sus ciclos de compra y venta.

Se trata de utilizar la tecnología y sus avances para modernizar la estrategia comercial, los modelos, las operaciones, los productos, el enfoque de marketing, el objetivo, etc. Se trata de un proceso integral que involucra cada actividad comercial iniciada, ejecutada y evaluada en el negocio.

La adopción de la transformación digital puede mejorar los resultados empresariales de manera sorprendente, pues se incrementa la eficiencia, permite una toma de decisiones rápida y efectiva, amplía la accesibilidad, eleva la satisfacción del cliente, y recarga los beneficios y el retorno de la inversión.

Una gran ventaja al adoptar esta estrategia es que la eficiencia de la fuerza de trabajo puede mejorarse a pasos agigantados. Al movilizar el proceso completo, las herramientas más recientes, como las soluciones de gestión del flujo de trabajo, las aplicaciones móviles, las intranets, la comunicación y la colaboración entre los empleados, se pueden realizar sin problemas. Esto asegura una mejor eficiencia y productividad.

Una toma de decisiones certera y rápida es extremadamente importante para el éxito de cualquier negocio, ya sea pequeño, mediano o grande. El nivel de dificultad que conlleva el acceso a un gran volumen de datos para cualquier director ejecutivo o líder, propicia en la mayoría de los casos resultados mediocres.

Sin embargo, al digitalizar y modernizar la empresa con tecnología móvil avanzada, herramientas de inteligencia de negocios como BI Dashboard, flujos de trabajo de SharePoint, intranets, macrodatos (big data), el acceso a un gran volumen de datos se hace fluido y esto agiliza todo el proceso para un mejor crecimiento y rentabilidad.

Por otro lado, con las técnicas tradicionales, el monitoreo constante de clientes las 24 horas de los 365 días del año, resulta en una tarea imposible o extremadamente costosa para la empresa. Sin embargo, el desarrollo de aplicaciones móviles de carácter comercial resuelve este asunto de una manera sencilla y óptima, garantizando una interacción con el cliente sin precedentes, lo que lleva evidentemente a tener un cliente satisfecho.

En su fin último, podemos decir que la transformación digital, busca aumentar las ganancias y el retorno de la inversión.  Por ello es fundamental no olvidar que la transformación digital no es implementar nuevas tecnologías o enfocar la transformación en una sola área del negocio; tampoco es digitalizar un producto o servicio sin ofrecer una verdadera experiencia al cliente.

Se trata de llevar a cabo un enfoque que considere a toda la organización en sus procesos y políticas. Con esto se asegura de que el negocio funciona a su máximo potencial en vez de únicamente tener áreas fuertes o áreas débiles.

La estrategia, y no la tecnología, conduce a la transformación digital asegura la firma Deloitte. En su estudio, Strategy, not Technology, Drives Digital Transformation, se resalta que uno de los principales obstáculos para alcanzar la madurez en transformación es la falta de estrategia. Dicha planificación debe conducir a un cambio de cultura hacia lo digital.

¿Qué significa esto?, pues que la cultura digital anima al equipo de la empresa a entregar resultados más rápido y atrae mejor talento. Siguiendo la línea del BCG (Boston Consulting Group), la cultura digital mejora la toma de decisiones en toda la organización, anima a las personas a tomar riesgos y aprender, promueve la velocidad e interacción continua con todos los procesos del negocio y conduce a una mejor transparencia del trabajo en la organización.

La estrategia se compone de tres etapas: de visión o definición de valor; lanzamiento y aceleración; y finalmente, escalabilidad.

En la primera etapa, la firma McKinsey la llama Definición de valor.

La etapa de lanzamiento y aceleración comprende iniciativas de cambio, por ejemplo: empezar con proyectos, con recompensas significativas, decidir la secuencia de la transformación, monitorear el progreso de los objetivos e implementar nuevas formas de trabajar para el éxito digital. Resulta fundamental cultivar una cultura digital de trabajo rápido, colaborativo y empoderado enfocado en las necesidades del cliente.

Por último, la etapa de hacer el negocio escalable implica atraer valor en la empresa reduciendo la complejidad de las tareas como tener un registro, control y seguimiento de toda la información para alcanzar mejores niveles de productividad, desarrollar nuevas capacidades en tecnologías digitales, y adoptar un nuevo modelo operativo.

Muchas empresas piensan que no pueden alcanzar la transformación digital porque no tienen el capital para invertir en tecnología, es un error, cualquier empresa puede alcanzar la transformación digital al ritmo que esta decida y con herramientas que son accesibles, por ejemplo, el uso de un software.

El cambio es paulatino y constante. Debe estar acompañado de una estrategia u hoja de ruta con objetivos claros, iniciativas de transformación con proyectos que traigan recompensas significativas para alcanzar mejores niveles de productividad.

Claves de transformación

De acuerdo con la consulta Índice de transformación digital realizada en conjunto por Dell Technologies, Intel y Vanson Bourne a 4,600 líderes de negocios de más de 40 países, el 91% de las empresas enfrentan obstáculos para la transformación digital y los 5 principales motivos son:

• Preocupaciones relacionadas con la seguridad y privacidad de datos
• Falta de presupuesto y recursos
• Falta de pericia y habilidades internas
• Cambios normativos y legislativos
• Cultura digital inmadura

A pesar de ello, la necesidad de adaptación y adopción de nuevos procesos es inminente. Con el paso del tiempo es necesario tener un mejor manejo y control dentro de los movimientos en una compañía y para ello son necesarios dos factores:

• La automatización: permitirá llevar a cabo procesos de manera automática, lo cual tiene como beneficio el ahorro de tiempo.
• La inmediatez: aunado a la automatización, lo que se busca es que cada uno de los procesos sea realizado de inmediato.

Dicho lo anterior es importante para una empresa tener un control completo y parte de ello tiene que ver directamente con la implementación de sistemas que permitan tener un mejor manejo y para eso existen diversos softwares especializados.

Con el uso de estos sistemas, los negocios tienen la oportunidad de cuidar procesos claves que, junto con la automatización y la inmediatez, y ayudarán a impulsar la transformación digital en la organización.

Algunas de las funciones que puedes optimizar con el software son: 

• Inventarios: podrá llevarse a cabo un registro de los productos, almacenar dicha información dentro de bases de datos con la posibilidad de actualizarlas dependiendo la disponibilidad de los mismos dentro de distintos puntos de venta y poder corroborar la información total de los productos desde cualquier lugar, a cualquier momento y en el instante en que lo necesite.
• Nóminas: gracias a ellos tendrá la posibilidad de hacer la dispersión de pagos automáticos con la ventaja de programar la fecha de los mismos. El software permitirá estar interconectado con el banco y cumplir con todas las obligaciones de ley en materia de sueldos y salarios.
• Ventas: podrá hacerse una prospección de clientes, permitiendo hacer seguimientos puntuales como la zona en donde más clientes se tienen, qué clientes han comprado más, analizar la viabilidad de generar promociones y descuentos y con dicha información podrá hacerse un mejor análisis. También permitirá hacer un seguimiento de pagos y cobros.

Por otro lado, la transformación digital es un proceso que afecta a todos los departamentos de la empresa, y que debe ser implementado de manera personalizada para conseguir su optimización. Sobre este tema, algunos elementos clave son:

• La formación digital de los empleados. Los buenos directivos saben que la solución pasa por apostar por la formación y hacer que sus empleados actuales se integren en la transformación digital, la solución no pasa por nuevas contrataciones que desplacen al personal actual.
• El cliente es nuestra razón de ser. La transformación digital solo tiene sentido si es capaz de poner al cliente en el centro. Después de todo, el objetivo principal debe ser seguir siendo competitivos en un entorno donde los usuarios son cada vez más exigentes.
• El espíritu de innovación, que posibilita aportar valor añadido a los clientes.
• La utilización del Big Data para mejorar nuestro conocimiento a partir de una creciente cantidad de datos.
• Contar con un liderazgo convencido. El compromiso de todo el equipo en la transformación de la empresa, pero debe partir de la dirección e implicar a toda la empresa.

Beneficios de la transformación digital

Un proceso de transformación digital representa una revolución para la empresa que favorece su desarrollo y permanencia en el mercado.

Podemos sintetizar sus ventajas en los siguientes puntos:

• El desarrollo de nuevos canales de comunicación, que mejoran la relación con los clientes, ya que la transformación digital da lugar a empresas más accesibles, y por tanto los clientes pueden acceder en el momento y el lugar en el que lo deseen (lo que les aporta un mayor valor).
• La reducción de costos, fruto de la automatización de procesos y de la mejora en la gestión de stocks y logística, entre otros aspectos.

• Mejora la adaptación al cambio. La digitalización nos permite dar una respuesta más ágil a los cambios competitivos que se generan a partir del uso de nuevas tecnologías.
• Aumento de la motivación de los empleados, ya que las nuevas herramientas facilitan unos flujos de comunicación más fluidos y horizontales, hacen posible coordinar a diferentes miembros del equipo empleando muchos menos recursos y favorecen la deslocalización geográfica y el teletrabajo.
• Acceso a nuevas oportunidades de negocio en mercados a los que es imposible acceder con los modelos de negocio tradicionales.

La importancia del software en la digitalización

Las PyMEs tendrán que abrazar la digitalización si quieren sobrevivir, pero, para ello, es fundamental elaborar un plan previo y mentalizar a todo el equipo de las dimensiones del proceso por el que se pretende pasar. Digitalizar la empresa con un software de gestión significa adquirir ventaja competitiva al optimizar recursos y poder crecer a gran velocidad.

“Actualmente, más del 70% de las PyMEs de nuestro país están ya inmersas en un proceso de transformación digital. La transformación digital trae consigo la necesidad de rediseñar todos los procesos de negocio ya que gran parte de sus datos y de sus procesos se trasladarán a la nube”, señala Francisco Gómez, cofundador de Nubit y director del Máster de Microsoft Dynamics de KSchool.

Algunas de las herramientas que ayudan a conseguir la conversión digital efectiva son las soluciones de gestión de las relaciones con clientes (CRM), los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y el software de inteligencia empresarial (BI).

Mientras que la misión principal de los CRM es gestionar las relaciones de la empresa con sus clientes y mejorar la estrategia de venta, los ERP tienen como objetivo administrar todos los procesos administrativos del negocio para ayudar al empresario y al equipo a focalizarse exclusivamente en el desarrollo de negocio.

Mención aparte requiere el software BI, que ayuda a visualizar la trayectoria de la empresa y a elaborar predicciones en base a dicha trayectoria. Toda la información que proporciona un hace posible que el negocio se vuelve capaz de detectar y corregir errores, optimizar su flujo de trabajo y decidir el camino a seguir en adelante.

Los millennial, clave

El estudio “Millennials: la generación digital”, publicado por CONTPAQi, revela no sólo el papel que van tomando los jóvenes en el emprendimiento en México, sino también su importancia en la digitalización de los negocios en el país. El informe revela, entre otros datos, que 5 de cada 10 PyMEs en el país tienen al menos a uno de estos jóvenes a cargo de sus procesos administrativos.

A través de un cuestionario levantado en Ciudad de México, Guadalajara y Monterrey, a pequeñas y medianas empresas especializadas en los giros de servicio, industria y comercio, se reveló que siete de cada 10 negocios de este tipo en el país incluyen a la digitalización como parte integral de su estrategia de crecimiento.

Los millennials representan un factor clave que impulsa la transformación digital de las PyMEs en el territorio nacional, y es obvio que la tecnología y la innovación son parte del ADN de los jóvenes y eso se ve reflejado en su apertura a nuevas tendencias para sus centros de trabajo.

En este sentido, “Millennials: la generación digital” dividió -en su metodología- a las PyMEs de acuerdo con su grado de visión y ejecución de este recurso.

• Amateurs: con conocimiento digital limitado e implementado a donde la ley lo exige (32%).
• Exploradores digitales: que reconocen el talento de perfiles digitales, aunque no existe la especialización (29%).
• Entusiastas digitales: que toman sus decisiones basadas en datos (22%).
• Líderes digitales: que conforman la transformación digital en toda la estructura de su empresa (17%).

A su vez, la encuesta encontró que los millennials ven los problemas legales como la principal consecuencia de que un negocio no se digitalice.  De hecho, para 3 de cada 10 PyMEs, la contabilidad es el principal procedimiento digitalizado en sus procesos de

Existe un beneficio tangible para las compañías que se suman a esta tendencia. Por ejemplo: reportaron un crecimiento en rentabilidad hasta del 33%; un ahorro de costos del 30%; un aumento en participación de mercado del 35%; y un alza en ventas hasta del 37%.

Finalmente, el estudio reveló que 53% de las PyMEs encuestadas consideraron que la digitalización puede ayudar a generar nuevas fuentes de trabajo dentro de su organigrama. En este sentido, los negocios más maduros en digitalización, pueden llegar a acelerar la creación de hasta 3% de las nuevas fuentes de trabajo, generadas anualmente a nivel nacional.

Fuentes: CanalesTI, Datadec, IT User, Corposuite, Revista espacios, Emburse Captio, CONTPAQi e Infochannel.