Consejo: no escanee documentos con el celular

Aunque los teléfonos celulares pueden ser útiles para escanear documentos de forma ocasional o en situaciones de emergencia, los escáneres dedicados ofrecen numerosas ventajas en términos de calidad, velocidad, funciones y gestión de documentos.

Escanear es una actividad simple en la que la información cambia de ser representada en un documento de formato físico a uno digital Con esta actividad, la información se organiza en archivos que de manera simple se almacenan y se les asigna un nombre para su clasificación.

Esta sencillez se complica cuando se tienen grandes volúmenes de datos que organizar y se presentan algunas desventajas, la principal de ellas es que no hay una sistematización. Cada persona define cómo titular el archivo y la carpeta donde se guarda. Para consultarlo el usuario debe abrirlo y recorrer todo el contenido hasta encontrar la información que se busca, por ejemplo.

Las aplicaciones de escaneo para dispositivos móviles, la facilidad de uso y la portabilidad son algunos de los factores que podrían afectar negativamente el crecimiento del mercado de escáneres, sin embargo, Mordor Intelligence estima que este segmento tenga una tasa de crecimiento anual de 5.2 % de 2021 a 2026 a nivel global. Lo anterior debido a la creciente adopción de tecnologías digitales en varios sectores y al aumento en la demanda de escáneres de documentos portátiles, que impulsaran el crecimiento del mercado de escáneres de documentos en todo el mundo.

En la era digital, la eficiencia y la productividad son clave para el éxito de cualquier negocio, independientemente de su tamaño. Una tarea común en los entornos empresariales es la digitalización de documentos. Si bien algunos pueden optar por utilizar sus teléfonos celulares para este propósito, contar con un escáner dedicado ofrece numerosas ventajas:

• Seguridad: Una aplicación móvil para escanear puede representar la gran vulnerabilidad de la privacidad de los usuarios y la seguridad de las empresas, la mayoría de los aplicativos no son claros para los usuarios como la información que se tratará y se compartirá de alguna forma La ausencia de encriptación y de un sistema seguro para subir sus documentos a la nube para verlos es muy común. Esto pone en riesgo datos personales, información confidencial o sensible.
• Calidad: Para usar los dados y como información de dos documentos, se requiere calidad, que es superior en un escáner cuando se compara con un teléfono celular. Los escáneres están diseñados específicamente para capturar imágenes y documentos con precisión, lo que resulta una mayor resolución, detalles y correcciones automatizadas de imágenes como brillo, contraste, tamaño y posicionamiento del documento. Esto es extremadamente importante cuando se trata de documentos valiosos como contratos legales o facturas. Las imágenes capturadas por dispositivos móviles a menudo requieren ajustes de calidad y correcciones de distorsión que generalmente requieren el uso de otras aplicaciones, sin mencionar el tiempo perdido con los ajustes manuales.
• Velocidad: Los escáneres están diseñados para escanear múltiples documentos en segundos, algunos ofrecen escaneo a doble cara automatizado, lo que ahorra a los empleados un tiempo valioso y permite un procesamiento más rápido de la información.
• Funciones dedicadas: A diferencia de los teléfonos celulares, los escáneres generalmente tienen una amplia gama de funciones. Algunos dispositivos ofrecen captura de datos contenidos en la imagen, lectura de códigos de barras, códigos QR, selección automática de nombres de archivos por OCR, separación de lotes de documentos, además de otro tipo de recursos que mejoran considerablemente la productividad de profesionales y oficinas.
• Organización: El uso de un escáner dedicado en la empresa facilita la gestión y organización de los documentos digitales. Muchos escáneres incluyen un software especializado que le permite clasificar documentos. Además, se pueden almacenar en la nube o en sistemas de gestión de documentos, proporcionando un acceso fácil y seguro desde cualquier lugar.

Uno de los límites de la digitalización de documentos a través de aplicaciones móviles es que muchas veces la información no se puede extraer y llevar a otro nivel de gestión de datos, hacer análisis cualitativo o cuantitativo; operaciones fundamentales para las empresas de hoy. Con la transformación digital, las organizaciones necesitan cada vez más un escaneo productivo, preciso y seguro. Invertir en un escáner se traduce en una mayor eficiencia y productividad del flujo de trabajo.

Fuente: Xerox/CanalesTI, ACM.